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Die folgenden vorgeschlagenen Schritte stellen einen Leitfaden für die Erfassung der ersten Datensätze dar. Die Daten können später ohne Einhaltung dieser Reihenfolge stetig erweitert und angepasst werden.

Falls in der Spendenverwaltung noch keine Daten erfasst wurden, wird empfohlen mit der Erfassung folgender Grunddaten zu beginnen.

Mindestens eine Sprache muss definiert werden, um verschiedene Texte erfassen zu können. Weitere Informationen finden Sie unter Sprachtypen.

Falls mit Fremdwährungen gearbeitet wird, sollten diese erfasst werden. Es muss nicht zwangsweise eine Fremdwährung angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Währungen.

Wenn zusätzliche Adressen für Projekte erfasst werden sollen, müssen zuvor Adressarten definiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter Adressarten.

Um die Erfassung von Projekten zu ermöglichen müssen Ebenen erfasst werden. Es muss mindestens eine Ebene erfasst werden. Weitere Informationen finden Sie unter Ebenen.

Nachdem die Grunddaten im Schritt 1 erfasst wurden, werden Grunddaten erfasst, welche Abhängigkeiten zu den Grunddaten in Schritt 1 enthalten.

Für Verdankungen, Anfragen, Projekttexte, Initiant Erst- und Folgeverdankungen sowie Steuerbescheinigungen können Report Texte angelegt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Report Texte.

Konten werden in Aktionsarten, Spendenaktionen, Zahlungsvorschlägen und Spenden eingesetzt. Weitere Informationen finden Sie unter Konten.

Kostenstellen werden für Aktionsarten und Spendenaktionen eingesetzt. Weitere Informationen finden Sie unter Kostenstellen.

Nachdem die Grunddaten im Schritt 1 und 2 erfasst wurden, können nun weitere Daten erfasst werden, welche Abhängigkeiten zu den Grunddaten in Schritt 1 und 2 enthalten.

• Projekte des Typs „Hierarchie“: Diese Projekte stellen eine Ebene dar und werden später auf untergeordnete Projekte des Typs „Standard“ verteilt. Weitere Informationen finden Sie unter Hierarchie.
• Projekte des Typs „Standard“: Diese Projekte sind die tatsächlichen Empfänger von Spendengeldern, in welchen auch Auszahlungen stattfinden. Weitere Informationen finden Sie unter Standard.
• Projekte des Typs „Freie Mittel“: Dies sind spezielle Projekte, wobei hier die Spendengelder nicht verteilt werden müssen, jedoch bei Bedarf ohne anspruchsbedingte Einschränkungen an Projekte des Typs Standard verteilt werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Freie Mittel.

Aktionsarten werden als „Vorlage“ für Spendenaktionen verwendet. Die Felder, welche in einer Aktionsart definiert werden, werden beim Erstellen einer Spendenaktion übernommen, können jedoch überschrieben werden. Für die Erstellung einer Spendenaktion ist mindestens eine Aktionsart zu definieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktionsarten.

Nachdem die Schritte 1 bis 3 befolgt wurden, können nun weitere Daten erfasst werden, welche Abhängigkeiten zu den Daten in Schritt 1 bis 3 enthalten.

• Projekte des Typs „Themengebiet“: Projekte des Typs „Standard“ können mehreren Themengebieten angehören und erhalten Anspruch auf Spendengelder der gewählten Themengebiete. Weitere Informationen finden Sie unter Themengebiet.
• Projekte des Typs „Projektpaket“: Projektpakete enthalten mehrere Projekte des Typs „Standard“, welche Anspruch auf die Spendengelder des Projektpakets haben. Weitere Informationen finden Sie unter Projektpaket.

Spendenaktionen ermöglichen den Versand von Spendenaufrufen. Einer Spendenaktion muss mindestens ein Projekt zugewiesen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Spendenaktionen.

Zu einem Projekt können Budgets für die Planung erfasst werden. Ein Projekt kann mehrere Budgets enthalten. Weitere Informationen finden Sie unter Budgets.

Nachdem die Schritte 1 bis 4 befolgt wurden, können nun weitere Daten erfasst werden, welche Abhängigkeiten zu den Daten in Schritt 1 bis 4 enthalten.

Die Spendenanfrage wird entweder aus der Spendenaktion erstellt oder manuell mit der Spendenanfrage. Weitere Informationen finden Sie unter Spendenanfragen.

Zahlungseingänge sind Ausführungen von Spendenanfragen und werden mittels „Zahlungseingang Manuell“ verbucht. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungseingang Manuell.

Zahlungsvorschläge gehören immer zu einem Projektbudget. Zahlungsvorschläge können ausgeführt werden. Weitere Informationen finden Sie unter Zahlungsvorschläge.