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Erfassen eines neuen Projektes

Erfassen eines neuen Projektes

Über Neu wird das Projekte-Detail geöffnet. Hier können alle notwendigen Informationen über das Projekt hinterlegt werden.

Nachfolgend eine Übersicht der (Pflicht*)Felder:

Feld	Funktion
Projektnummer	Die Projektnummer wird automatisch hinterlegt.
Bezeichnung*	Bezeichnung des Projektes.
Projekttyp*	Der Projekttyp kann über die Auswahlliste hinzugefügt werden.
Kunde	Wenn die Adresse bekannt ist, diese entsprechend eintragen. Mit * und Enter wird eine Übersicht aller vorhandenen Adressen aufgerufen. Die entsprechende Adresse auswählen und mit OK bestätigen.
Plz	Postleitzahl der Adresse eingeben.
Ort	Automatische Hinterlegung des Ortes bei Eingabe der Postleitzahl.
Projektleiter	Der zuständige Projektleiter kann über die Auswahlliste hinzugefügt werden.
Projektleiter Stv.	Der stellvertretende Projektleiter kann über die Auswahlliste hinzugefügt werden.
Zeitraum von - bis	Dauer des Projektes festlegen.
Termin	Endtermin für das Projekt festlegen.
Status	Projekte können verschiedene Status z.B. „Erfasst“; „in Arbeit“; „Erledigt“ zugewiesen werden.
Verrechnungsart	Die Verrechnungsart kann über die Auswahlliste hinzugefügt werden.
Kostenstelle	Die Kostenstelle kann über die Auswahlliste hinzugefügt werden.
Referenz	Referenz zum Projekt.
Konf. Referenz	z.B. Support {MM/yyyy}.
Projektrapport	Der Projektrapport kann über die Auswahlliste hinzugefügt werden.
Erfasst am	Das Erfassungsdatum wird automatisch hinterlegt.
Geändert von	Der Bearbeiter wird automatisch hinterlegt.
Geändert am	Das Bearbeitungsdatum wird automatisch hinterlegt.
Bemerkungen	Bemerkungen zum Projekt.

Nachfolgend werden die einzelnen Registerkarten und Ihre Funktionen beschrieben.

Register Checkliste

Hier können verschiedene Punkte, die den Verlauf eines Projekts widerspiegeln, erfasst werden. Die Symbole auf der Registerkarte haben folgende Funktionen:

Symbol	Funktion
	Sortierreihenfolge „nach oben“
	Sortierreihenfolge „nach unten“
	Aus dem ausgewählten Checklistenpunkt eine Aufgabe erstellen

Register Adressen

Es können für das Projekt verschiedene Adressarten (z.B. Rechnung) hinterlegt werden. Mit Projektstatus als kann definiert werden, wie und ob ein Statusbericht versendet werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: Kein Bericht erstellen, Drucken oder Per Email.

Register Zeiterfassung

Alle erfassten Stunden für das Projekt sind hier ersichtlich. Solange die Zeiten nicht abgerechnet sind, können diese auch bearbeitet oder gelöscht werden. Sollen bereits abgerechneten Zeiten bearbeitet/ gelöscht werden, müssen diese im Vorfeld rückgebucht werden. Dies erfolgt indem man den entsprechenden Eintrag wählt und über das Kontextmenü den Eintrag Rückbuchen wählt. Eine neue Zeiterfassung ist jederzeit möglich.

Der aktuelle Stand der bereits abgerechneten Zeiten, wird in der Tabellenübersicht angezeigt: Total offen, Total verrechnet und Gesamttotal

Auch können bereits erfasste Zeiten auf ein anderes Projekt umgebucht werden. Gewünschten Eintrag in der Liste markieren mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und den Menüpunkt Umbuchen auswählen. Es öffnet sich das Dialogfenster Projektauswahl. Hier kann das entsprechende Projekt gesucht und mit Übernehmen abgeschlossen werden.

Weiter besteht die Möglichkeit, zu den erfassten Zeiten, Rapporte im gewünschten Zeitraum zu erstellen. Über Erweitert kann für den Rapport ein Filter definiert werden: Von/Bis, Rekapitulation, Rekap. Budget und Gesamtrapport sowie können MA-Rapport, Alle MA-Rapporte und Gesamtrapport erstellt werden.

Die erfassten Zeiten können ganz oder teilweise abgerechnet werden. Hierfür muss der Abrechnungszeitraum Abrechnen bis festgelegt werden.

Es kann aus der Zeiterfassung heraus, direkt ein Auftrag oder eine Rechnung erstellt werden, hierfür müssen die Checkboxen Auftrag erstellen bzw. Rechnung erstellen aktiviert sein.

Mit Budgets gruppieren werden die Stunden im Auftrag oder in der Rechnung pro Budget zusammengefasst und aufgelistet.

Bei Detailabrechnung wird zusätzlich noch das Datum, der Mitarbeiter und die Beschreibung angezeigt.

Register Verweise

Hier können Verweise zum Projekt hinterlegt werden.

Register Dokumente

Hier können sämtliche Dokumente die das Projekt betreffen zentral abgelegt werden. Neue Dokumente können mit Importieren, Einscannen oder per Drag & Drop hinzugefügt werden. Mit Neue Ordner kann eine individuelle Ordnerstruktur dargestellt werden.
Ist zusätzlich die ProIT.Dokumentenverwaltung aktiviert, können Vorlagen automatisch mit Werten aus dem aktuellen Projekt abgefüllt werden. Um die gewünschte Adresse auszuwählen wird ein entsprechender Dialog angezeigt. Zusätzlich zu den Textmarken Adr1 bis Adr8 stehen folgende Textmarken zur Verfügung:

Textmarke	Bedeutung
Projekt1	Projekt-Nr.
Projekt2	Projektleiter
Projekt3	Bezeichnung
Projekt4	Referenz
Projekt5	konfigurierbare Referenz
Projekt6	Kostestelle

Register History

Register Aufgaben

Alle zum Projekt bestehenden Aufgaben werden hier aufgelistet. Es können bestehende Aufgaben bearbeitet oder neue erstellt werden. Eine detaillierte Anleitung zu den Aufgaben finden Sie hier: Aufgaben

Register Teilprojekte

Falls das Projekt noch weitere Teilprojekte hat, können diese über Neues Teilprojekt erfasst werden.

Register Belege

Hier erhält man eine Übersicht über alle Offerten, Aufträge, Rechnungen, Einkaufsbestellungen, Kreditoren und Abonnement. Bei allen Belegen hat man die Möglichkeit mit Zuweisen bereits bestehende Belege dem Projekt zuzuweisen oder mit Entfernen die Belege vom Projekt zu lösen.

Je nach Belegauswahl stehen einige Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung:

Offerten: Mit Neu kann ein neue Offerte erstellt werden. Öffnet man eine Offerte, kann diese bearbeitet werden. Ebenso besteht die Möglichkeit aus einer bestehenden Offerte einen Auftrag zu generieren. Dies erfolgt über Auftrag erstellen.

Aufträge: Mit Neu kann ein neuer Auftrag erstellt werden. Öffnet man einen Auftrag, kann dieser bearbeitet werden. Ebenso besteht die Möglichkeit aus einem bestehenden Auftrag eine Rechnung zu generieren. Dies erfolgt über Rechnung erstellen.

Rechnungen: Mit Neu kann eine neue Rechnung erstellt werden. Wird eine Rechnung geöffnet, kann diese auch bearbeitet werden.

Einkaufsbestellungen: Mit Neu kann eine neue Einkaufsbestellung erstellt werden. Wird eine Bestellung geöffnet, kann diese auch bearbeitet werden.

Kreditoren: Mit Neu kann eine neue Kreditoren-Rechnung erstellt werden. Wird eine Kreditoren-Rechnung geöffnet, kann diese auch bearbeitet werden.

Abonnement: Mit Neu kann eine neues Abonnement erstellt werden. Wird ein Abo geöffnet, kann dieses auch bearbeitet werden.

Mit dem Button Zuweisen können bereits bestehende Belege dem Projekt zugewiesen und mit dem Button Entfernen können die Belege vom Projekt gelöst werden.

Register Budget / Nachkalkulation

Die Finanzen behält man jederzeit unter Budget / Nachkalkulation im Überblick.