Führen Sie die Datei ProITPersonalCommunication_Setup.msi aus, um die Erweiterung zu installieren. Der Pfad muss unbedingt auf die aktuelle Installation von cobra verweisen.

Damit die Erweiterung korrekt funktioniert, müssen gewisse Felder vorhanden sein. Die nachfolgende Liste gibt eine Übersicht:

Über Extras → ProIT Personal Communication → Einstellungen gelangt man in den Einstellungsdialog. Im Register Feldeinstellungen werden die nötigen Felder zugewiesen.

Im Register „Anrededefinitionen“ können die einzelnen Definitionen für die Briefanrede sowie Briefschluss definiert werden. In der Liste auf der linken Seite sind alle Einträge verfügbar, die der Auswahlliste Sprache hinterlegt wurden.
Die Auswahlliste mit den Sprachen kann jederzeit ergänzt werden.

Auf der linken Seite wählt man die gewünschte Sprache aus. Nun kann man für jede gewünschte Anrede bzw. Briefschluss einen eigenen Text erfassen. Folgende Platzhalter stehen zur Verfügung:

Diese Platzhalter können auch mit der Maus eingefügt werden. Platzieren Sie den Cursor an der gewünschten Stelle in der Textbox. Klicken Sie nun anschliessend mit der rechten Maustaste und wählen Sie den gewünschten Eintrag aus.

Mit der Auswahlliste Standardsprache kann angegeben werden, in welcher Sprache standardmässig die Ausgabe erfolgen soll.

Im Register Benutzer werden die Cobra-Benutzer mit weiteren Detail erfasst. Somit ist es möglich, dass ein Benutzer einen Brief oder sonstige Dokumente im Namen eines anderen Benutzers erstellen kann.

Im Register Aktuelle Nutzung ist ersichtlich, welche Person den Assistenten gerade verwendet. Entsprechend berechtigte Benutzer (Systemadmins) können aktuelle Nutzer löschen und den Assistenten so wieder freigeben.

Unter dem Register Lizenzierung wird der Lizenzschlüssel eingegeben und aktiviert. Diesen Lizenzschlüssel erhalten Sie von Ihrem Cobra-Partner oder von der ProIT Informatik AG direkt. Ist kein direkter Internetzugang vorhanden, müssen die entsprechenden Werte in den Proxy-Einstellungen vorgenommen werden.

Pro Adresse kann nun definiert werden, ob diese Adresse grundsätzlich

• per Du oder per Sie
• weiblich, männlich oder neutral
• in welcher Sprache

angeschrieben werden soll. Dazu müssen die entsprechenden Felder in die Ansicht eingebunden werden.

Möchte ein Benutzer für eine bestimmte Adresse eine andere Definition angeben, so kann die über das entsprechende Ansichtenelement realisiert werden.
Der Benutzer wählt dabei seinen Benutzernamen aus und gibt an, ob er mit dieser Adresse per Sie oder per Du kommunizieren möchte. Wird keine individuelle Anrede bzw. Briefschluss definiert, werden die Vorgaben gemäss dem Einstellungsdialog verwendet.
Auch hier stehen wieder die Platzhalter wie in den Einstellungen zur Verfügung.

Um den Assistenten zu starten kann entweder der Befehl über Extras → ProIT Personal Communication → Assistent starten ausgewählt werden oder mit einem Klick auf die Symbolleiste:
Wir der Assistent bereits von einem anderen Benutzer verwendet, erscheint eine entsprechende Meldung:

Auf der ersten Seite wählt man aus, in welchem Namen man das Dokument erstellen möchte. Standardmässig ist der eigene Benutzer ausgewählt.
Mit der Auswahlliste Sprache wird definiert, welche Übersetzung verwendet werden soll. Wird der Wert auf Adressbezogen gesetzt, wird die bei der Adresse hinterlegte Sprache verwendet.
Zum Schluss muss man noch auswählen, welche Adressen berücksichtigt werden sollen. Ist keine Recherche aktiv, kann diese Option auch nicht ausgewählt werden.

Mit einem Klick auf Weiter kommt man auf die nächste Seite im Assistenten. Hier kann man wählen, welcher Dialog nach dem Bearbeiten der Adressen geöffnet werden soll. Es werden nur solche Optionen zur Auswahl angeboten, welche auch effektiv verwendet werden können. So kann z.B. kein Serienbrief erstellt werden, wenn keine Adressen recherchiert sind.

Mit einem Klick auf Weiter kommt man zum Ende des Assistenten. Wird nun der Button Ausgabe erstellen angeklickt, werden die ausgewählten Adressen entsprechend bearbeitet. Anschliessend startet der gewünschte Dialog.

Hat man alle gewünschten Ausgaben erstellt, muss anschliessend der Assistent freigegeben werden. Ansonsten kann kein anderer Benutzer den Assistenten verwenden. Die Freigabe erfolgt entweder über den Menubefehl Extras → ProIT Personal Communication → Assistent freigeben.

Beenden ist ebenfalls über die Symbolleiste möglich: